Politica de confidențialitate

VISA CATCHER S.R.L. — visacatcher.bot și botul Telegram @VisaCatcherBot

Versiunea 2.0 — în vigoare de la 15 august 2026. Prezenta politică înlocuiește „Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal" din 18 iulie 2024.

Prezenta politică explică modul în care prelucrăm datele cu caracter personal atunci când utilizați site-ul nostru https://visacatcher.bot, botul nostru Telegram @VisaCatcherBot, pagina dumneavoastră de comandă (Contul Personal) și serviciile aferente. Este furnizată în temeiul articolelor 13 și 14 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR") și al Legii nr. 190/2018.

Precizări privind domeniul de aplicare:

Pentru anumite țări de plecare, serviciul este contractat cu un operator partener, iar nu cu noi. Identitatea acelui operator și propriile sale condiții de confidențialitate vă sunt prezentate înainte de a plasa comanda, iar acele condiții guvernează modul în care acesta utilizează datele dumneavoastră. Noi operăm platforma prin intermediul căreia sunt plasate astfel de comenzi și gestionăm datele comenzii pentru acel operator, potrivit instrucțiunilor sale, în scopul furnizării serviciului comandat de dumneavoastră; pentru securitatea, integritatea și prevenirea fraudei în ceea ce privește platforma în sine acționăm pe cont propriu, astfel cum se descrie în prezenta politică. Solicitările referitoare la o astfel de comandă ne pot fi transmise la hello@visacatcher.bot, iar noi le vom direcționa către operator.
Centrele de primire a cererilor de viză („CAV" — de exemplu VFS Global, TLScontact, BLS International, Almaviva) și misiunile diplomatice prelucrează datele dumneavoastră în temeiul propriilor note de informare privind confidențialitatea, din momentul în care acestea sunt transmise în sistemele lor.
Dacă sunteți agent sau partener de afaceri, datele pe care le prelucrăm cu privire la dumneavoastră (date de înregistrare, date contractuale, semnătura, corespondența cu agents@visacatcher.bot — care poate fi prelucrată cu instrumente asistate de inteligență artificială, astfel cum se descrie în secțiunea 4) sunt prelucrate pentru executarea și administrarea contractului de parteneriat; restul prezentei politici se aplică în mod corespunzător acestor date.

1. Operatorul

VISA CATCHER S.R.L., nr. de ordine în Registrul Comerțului J2024013792408, cod fiscal (CUI) 50369315, sediu social: Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 13, bl. 37, sc. 2, et. 8, ap. 141, Sector 3, București, România.

Contact pentru protecția datelor: hello@visacatcher.bot (vă rugăm să marcați solicitările privind confidențialitatea cu mențiunea „Protecția datelor").

2. Ce date prelucrăm

Date pe care le furnizați dumneavoastră (sau persoana care comandă în numele dumneavoastră):

Date de identitate și date ale solicitantului: nume, data nașterii, genul, cetățenia, numărul pașaportului și data de expirare, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail — setul de date impus de sistemul de programări al CAV pentru ruta dumneavoastră.
Imagini ale pașaportului și date extrase: atunci când ruta dumneavoastră o impune, o imagine a paginii cu date a pașaportului. Citim zona lizibilă automat (MRZ) pentru a extrage câmpurile pașaportului; această recunoaștere optică a caracterelor se execută pe propriile noastre sisteme, iar imaginea nu este transmisă niciunui serviciu extern de OCR. Nu efectuăm recunoaștere facială și nicio identificare biometrică.
Fotografii: atunci când procesul CAV o impune, o fotografie facială (și, pentru anumite rute, fotografii suplimentare utilizate în etapa proprie de verificare a identității a CAV). Le utilizăm exclusiv pentru finalizarea procesului CAV; CAV le poate utiliza pentru propria verificare a identității, în temeiul propriei sale note de informare.
Detaliile comenzii: destinația, țara de plecare, orașul, categoria de viză, datele preferate, numărul de solicitanți.
Identificatori de contact și de cont: ID-ul/numele dumneavoastră de utilizator Telegram (comenzile și notificările sunt gestionate prin Telegram), adresa de e-mail și parola care protejează pagina dumneavoastră de comandă (stocată sub formă de hash securizat).
Comunicări de asistență: mesaje, atașamente și metadatele aferente atunci când contactați asistența. Vă rugăm să nu trimiteți niciodată imagini ale pașaportului sau alte documente de identitate prin chat — utilizați formularele de încărcare din Contul Personal; documentele primite prin chat în pofida acestei mențiuni sunt eliminate din instrumentele de chat și, atunci când este necesar, mutate în comanda dumneavoastră.
Transmiteri voluntare: date pe care alegeți să le transmiteți proiectului nostru public de statistici privind vizele (date calendaristice, țări, rezultatul, opțional numele). Vă rugăm să nu includeți datele cu caracter personal ale altor persoane în câmpurile de text liber.

Date pe care le creăm sau le primim pe parcursul serviciului:

Date privind programarea: detaliile programării, referințele de rezervare, documentele de confirmare returnate de sistemul CAV, precum și conturile de e-mail dedicate programării și conturile de portal CAV pe care le operăm pentru comanda dumneavoastră (inclusiv credențialele acestora și mesajele pe care le primesc respectivele căsuțe poștale).
Date de plată: sumele, moneda, referința comenzii, statusul plății și — pentru anumite modalități de plată — adresa dumneavoastră IP, transmisă furnizorului de servicii de plată în scopul prevenirii fraudei. Datele cardului sunt introduse exclusiv pe pagina securizată a procesatorului de plăți și nu ajung niciodată la noi.
Date tehnice: adresa IP, informații despre dispozitiv/browser, jurnale ale interacțiunilor cu Platforma.
Date primite de la agenți și de la persoanele care fac rezervări de grup (art. 14 GDPR): atunci când un agent de turism sau persoana care organizează o rezervare de familie/de grup transmite o comandă ce include datele dumneavoastră, primim de la aceștia categoriile enumerate mai sus. Agenții au obligația contractuală de a vă informa și de a dispune de un temei juridic înainte de a transmite datele dumneavoastră. Independent de aceasta, vă furnizăm noi înșine aceste informații: sunt publicate aici, afișate pe pagina comenzii și — atunci când deținem datele dumneavoastră de contact și nu ați fost deja informat — vă sunt transmise în termen de o lună de la primirea datelor dumneavoastră sau cel mai târziu la momentul primei comunicări cu dumneavoastră. Le puteți solicita, de asemenea, oricând, la hello@visacatcher.bot.

3. Scopurile și temeiurile juridice

Scop	Date	Temei juridic
Furnizarea serviciilor comandate: monitorizarea disponibilității, rezervarea programărilor, înscrierea pe lista de așteptare, transmiterea notificărilor și a rezultatelor, operarea Contului Personal	Date de identitate și date ale solicitantului, date din pașaport, fotografii, detaliile comenzii, date privind programarea, identificatori de contact	Executarea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR
Prelucrarea datelor solicitanților incluși într-o comandă care nu sunt ei înșiși clientul (membri de familie, minori, solicitanți din comenzile agenților)	Aceleași categorii de date ale solicitantului	Art. 6 alin. (1) lit. (b), contractul fiind încheiat în beneficiul solicitantului; persoana care comandă confirmă că este autorizată să furnizeze datele
Transmiterea datelor solicitantului către sistemul de rezervare al CAV/Misiunii pentru ruta selectată	Datele solicitantului, astfel cum sunt impuse de acel sistem	Executarea unui contract — art. 6 alin. (1) lit. (b)
Procesarea plăților, facturarea, evidențele contabile și fiscale	Date de plată, date de identitate	Contract — art. 6 alin. (1) lit. (b); obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. (c) (legislația contabilă și fiscală din România)
Asistența pentru clienți, soluționarea reclamațiilor și a rambursărilor	Comunicări de asistență, date privind comanda	Contract — art. 6 alin. (1) lit. (b); obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. (c) (legislația privind protecția consumatorilor)
Securitate, prevenirea fraudei, detectarea abuzurilor, diagnosticarea serviciului și jurnale	Date tehnice, metadate ale comenzii (niciodată imagini ale pașaportului sau numere de pașaport)	Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f): menținerea securității serviciului și prevenirea abuzurilor
Apărarea în litigii privind plățile și în cazul contestărilor de plată (chargeback): furnizarea evidenței comenzii, a jurnalelor de monitorizare și a comunicărilor către procesatorul de plăți, banca acceptatoare sau emitentul cardului	Date privind comanda, evidențe de monitorizare și de livrare, comunicări	Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f): apărarea împotriva unei plăți contestate
Recuperarea sumelor datorate și prevenirea neplății	Date privind comanda și plata, date de contact	Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f). Orice decizie de a refuza o nouă comandă pentru neplată este analizată de o persoană
Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță	Evidențe privind comanda, plata și comunicările (imaginile pașaportului și numerele de pașaport sunt excluse — acestea sunt șterse conform secțiunii 6, iar evidența păstrată identifică solicitanții după nume și data nașterii)	Interes legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f)
Publicarea de statistici agregate privind vizele	Transmiteri voluntare	Consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. (a) (dumneavoastră alegeți ce transmiteți; publicare agregată)
Cookie-uri de analiză (a se vedea secțiunea 8)	Date tehnice	Consimțământ — art. 6 alin. (1) lit. (a)

Nu ne întemeiem în mod deliberat pe interesul legitim pentru nicio prelucrare a numerelor de pașaport sau a altor numere naționale de identificare; acestea sunt prelucrate numai în măsura necesară executării contractului și sunt șterse conform calendarului din secțiunea 6 (Legea nr. 190/2018, art. 4). Pentru Rezervarea automată și Înscrierea automată pe lista de așteptare, furnizarea datelor solicitantului marcate ca obligatorii reprezintă o cerință contractuală — fără acestea nu putem efectua o rezervare și nici nu vă putem înscrie pe o listă de așteptare. Notificările privind locurile disponibile necesită doar criteriile rutei dumneavoastră și un cont Telegram.

Nu utilizăm datele dumneavoastră pentru un proces decizional automatizat care produce efecte juridice (art. 22 GDPR). Citirea MRZ reprezintă o extragere de date, nu o decizie cu privire la dumneavoastră. Nu vindem date cu caracter personal și nu le utilizăm pentru publicitate în beneficiul terților.

4. Cine primește datele dumneavoastră

CAV și misiunile diplomatice pentru ruta pe care o comandați: datele dumneavoastră de solicitant sunt introduse în sistemul de rezervare al CAV/Misiunii relevante — acesta este scopul serviciului. Din acel moment, prelucrarea este guvernată de notele de informare privind confidențialitatea ale Misiunii (operator) și ale CAV al acesteia (persoană împuternicită). Atunci când Misiunea țării dumneavoastră de destinație se află în afara SEE, această divulgare este necesară pentru executarea contractului dumneavoastră (art. 49 alin. (1) lit. (b) GDPR).
Furnizorii de servicii de plată: Stripe (plăți cu cardul; Stripe Payments Europe Ltd, cu transferuri intragrup către SUA acoperite de Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor și de clauze contractuale standard); și, atunci când este disponibil pentru comanda dumneavoastră, orice alt furnizor de servicii de plată afișat la finalizarea comenzii, care primește datele de plată și — atunci când verificările sale antifraudă o impun — adresa dumneavoastră IP, în măsura necesară pentru executarea plății dumneavoastră.
Telegram: plasarea comenzilor, notificările și asistența se desfășoară prin Telegram, care acționează în calitate de operator independent al serviciului său de mesagerie (se aplică politica de confidențialitate proprie a Telegram). Atașamentele pe care le trimiteți în conversațiile de asistență sunt stocate pe infrastructura Telegram. Utilizăm Telegram și pe plan intern, pentru alerte operaționale privind comenzile (numai referința comenzii și ruta — fără date de identitate ale solicitantului). Comunicarea prin Telegram are loc întrucât dumneavoastră alegeți acest canal, iar aceasta este necesară pentru executarea contractului prin canalul respectiv.
Furnizorii de servicii IT (persoane împuternicite): infrastructura de găzduire și de baze de date, stocarea de obiecte pentru documentele încărcate, livrarea de e-mailuri, livrarea de SMS-uri (atunci când vă transmitem actualizări prin SMS), instrumentele de agregare a comunicărilor cu clienții și instrumentele de asistență bazate pe inteligență artificială care ajută personalul nostru să clasifice mesajele și să redacteze răspunsuri — instrumentele de inteligență artificială prelucrează conținutul mesajelor de asistență împreună cu sinteze ale comenzilor aferente și cu detalii din profilul clientului, iar pentru agenți corespondența acestora cu agents@visacatcher.bot; acestea nu prelucrează niciodată imagini ale pașaportului sau documente încărcate. Persoanele împuternicite de noi sunt obligate prin acorduri de prelucrare a datelor încheiate în temeiul art. 28 GDPR.
Furnizorii de căsuțe poștale: atunci când o rezervare necesită un cont de e-mail dedicat, contul este găzduit la un furnizor al cărui serviciu este acceptat de sistemul CAV, stabilit în SEE sau într-o țară acoperită de o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție.
Google: numai pentru analiză și numai atunci când vă dați consimțământul (secțiunea 8).
Agenți de recuperare a creanțelor, avocați și instanțe, atunci când o sumă datorată rămâne neachitată, limitat la ceea ce este necesar pentru valorificarea sau apărarea dreptului.
Consultanți profesioniști și autorități, atunci când legea o impune (contabilitate, pretenții juridice, solicitări legale).
Agentul dumneavoastră, atunci când comanda a fost plasată de un agent, primește statusul și rezultatele comenzii.

5. Transferuri internaționale

Suntem stabiliți în România. Atunci când un destinatar se află în afara Spațiului Economic European, ne întemeiem pe: o decizie privind caracterul adecvat al nivelului de protecție adoptată de Comisia Europeană (de exemplu, Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor pentru furnizorii americani certificați, precum Stripe, Google și furnizorii instrumentelor noastre de inteligență artificială); Clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, împreună cu o evaluare a impactului transferului; sau, pentru divulgările necesare executării contractului dumneavoastră — Misiunea/CAV al unei destinații din afara SEE pe care o selectați, un furnizor de servicii de plată din afara SEE care execută plata dumneavoastră sau canalul de mesagerie pe care l-ați ales — derogarea privind necesitatea contractuală (art. 49 alin. (1) lit. (b) GDPR). Puteți solicita o copie a garanțiilor aplicabile prin intermediul contactului pentru protecția datelor.

Bazele noastre de date ale aplicației și stocarea documentelor, inclusiv copiile de rezervă, sunt găzduite în Spațiul Economic European. Copiile de rezervă respectă aceleași reguli de păstrare și de localizare ca datele primare.

6. Cât timp păstrăm datele

Date	Durata de păstrare
Imagini ale pașaportului, extrase MRZ și numere de pașaport	Șterse în termen de 90 de zile de la finalizarea sau anularea comenzii (inclusiv copiile de rezervă, potrivit calendarului de rotație a copiilor de rezervă)
Evidențe privind comanda, programarea și solicitanții (nume, data nașterii, contact, detaliile programării — fără numere de pașaport)	3 ani de la finalizarea comenzii (termenul general de prescripție al pretențiilor)
Facturi și documente contabile	5 ani (Legea contabilității nr. 82/1991)
Conversații de asistență	12 luni de la ultimul mesaj, cu excepția cazului în care sunt necesare pentru un litigiu în curs
Conținutul căsuței poștale de rezervare	Pe durata comenzii și până la 3 ani de la finalizarea acesteia, pentru a sprijini reprogramarea și soluționarea litigiilor
Transmiteri către statisticile privind vizele	Publicate și păstrate în formă agregată; câmpurile de identificare (de exemplu, numele opțional) se elimină la cerere
Accesul la Contul Personal	Până la expirarea termenelor de păstrare de mai sus; puteți solicita ștergerea anticipată prin intermediul contactului pentru protecția datelor
Evidențe de monitorizare și de notificare (ruta, Începutul Monitorizării, alertele transmise, marcajele temporale ale livrărilor)	3 ani de la încheierea comenzii — acestea dovedesc modul în care a fost prestat serviciul și orice tarif de anulare
Confirmările Comenzii, evidențele privind retragerea și anularea, precum și declarațiile pe care le faceți la finalizarea comenzii	3 ani de la încheierea comenzii
Jurnale tehnice	Până la 12 luni

La expirarea unui termen de păstrare, datele sunt șterse sau anonimizate în mod ireversibil.

7. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul: de acces la datele dumneavoastră; de rectificare a datelor inexacte; de ștergere a datelor (atunci când niciun temei legal nu impune păstrarea lor); de restricționare a prelucrării; la portabilitatea datelor pentru datele furnizate de dumneavoastră în temeiul contractului; de a vă opune prelucrării întemeiate pe interesul legitim; și de a vă retrage consimțământul oricând, pentru prelucrările întemeiate pe consimțământ, fără a afecta prelucrarea anterioară.

Pentru exercitarea oricărui drept, scrieți la hello@visacatcher.bot. Răspundem în termen de o lună (termen care poate fi prelungit cu două luni pentru solicitările complexe, cu notificare prealabilă). Vă putem solicita să vă dovediți identitatea.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere din România: ANSPDCP — Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București, România; anspdcp@dataprotection.ro; +40 31 805 9211; www.dataprotection.ro — sau la autoritatea de supraveghere din țara dumneavoastră de reședință.

8. Cookie-uri și analiză

Cookie-urile strict necesare (sesiune, autentificare, fluxul de plată, cookie-ul semnat al vizualizatorului de căsuță poștală) sunt utilizate fără consimțământ, întrucât sunt necesare pentru serviciul pe care îl solicitați.
Analiza (Google Analytics) funcționează numai cu consimțământul dumneavoastră, acordat prin bannerul de cookie-uri, și poate fi retras acolo oricând.

O listă detaliată a cookie-urilor este disponibilă în panoul de setări al bannerului.

9. Minorii

Serviciile noastre sunt contractate de persoane majore. Datele solicitanților minori sunt furnizate de părintele sau de reprezentantul lor legal, în cadrul unei rezervări de familie; le prelucrăm numai în măsura necesară pentru programarea comandată.

10. Securitate

Protejăm datele cu caracter personal prin măsuri tehnice și organizatorice, printre care: criptarea TLS în tranzit; controale de acces și separarea rolurilor pentru personalul nostru; parole stocate sub formă de hash; plățile cu cardul gestionate exclusiv de procesatorul de plăți (nu vedem niciodată numerele cardurilor); căsuțe poștale de rezervare dedicate fiecărei comenzi, în loc să vă solicităm parola e-mailului dumneavoastră personal; și token-uri de acces semnate și nestocate pentru vizualizatorul căsuței poștale a comenzii.

În cazul în care survine o încălcare a securității datelor cu caracter personal, notificăm ANSPDCP fără întârzieri nejustificate (și în termen de 72 de ore, atunci când este posibil), cu excepția cazului în care încălcarea nu este susceptibilă să genereze un risc pentru dumneavoastră, și vă notificăm direct atunci când încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră (articolele 33-34 GDPR).

11. Modificări ale prezentei politici

Putem actualiza prezenta politică; fiecare versiune este datată și numerotată, iar modificările substanțiale sunt anunțate pe Platformă. Versiunea curentă este disponibilă permanent la https://visacatcher.bot/privacy-policy.